GAMES og Gambia bogfører i skyen!

• admin
• december 21, 2020

Af Sofie Holbek Jensen

Vores muligheder for at rejse er udfordrede, derfor skal vi hele tiden udvikle os digitalt. Udover at GAMES’ ellers fysiske møder er rykket online, må en række andre opgaver det altså også.

Derfor har GAMES lavet et system til bogføring, som gør det let at skabe overblik over og dele regnskab, bilag og andre dokumenter med partnerne GPU og MAJaC.

Det giver både øget gennemsigtighed i bogføringen; og nem adgang til nødvendigt materiale, når GAMES skal monitorere regnskaberne.

Sådan fungerer det:

• Den lokale bogholder registrerer partnerorganisationens udgifter og indtægter i det nye format.
• Formatet er tilpasset det godkendte CICU-budget, og begge organisationer kan hente en opdateret forbrugsrapport på et hvilket som helst tidspunkt.
• Det er gavnligt, når en partner har brug for at få overført midler, ligesom GAMES hurtigt kan få svar på spørgsmål om tidligere udgifter.
• Når de forskellige data er registreret, uploader bogholderen de understøttende dokumenter i en mappe, så det er lettere for GAMES at kigge nærmere på de indtastede tal.
• Til sidst uploades månedlige bankopgørelser fra banken, som sammen med en kontoafstemning, udgør basen for kontrol af balancen i banken.

GAMES’ easy access – et eksempel for andre

Systemet er udviklet af GAMES’ programledere Torben Frederiksen og Per Roholt sammen med Omar Cham i MAJaC og Buba Fatty i GPU.
Under overskriften ”GAMES’ easy access to financial monitoring of their partner organisations” indgår det nu som et eksempel i CISUs nye guide til ”Monitoring From a Distance”.
Men det betyder ikke, at Torben er med på, at vi nu kan kalde os ”CISU’s darling”.

”Næh, det er nu for meget sagt,” griner han.

Systemet kræver noget gentagelse af arbejde fra partneren, men vi tror, at det er et skridt fremad til en online monitorering af økonomien.

Men vi andre er stolte!